Controllo e zero sprechi: l'importanza del software gestionale per l'impresa

Ogni giorni milioni di imprese iniziano la loro attività quotidiana e si propongono nuovi obiettivi più o meno avvincenti. Si muovono merci, persone, macchine. Centinia di migliaia di oggetti, di manufatti e di semilavorati transitano attraverso magazzini, reparti, officine e centri di lavoro subendo da una a centinaia di lavorazioni che avranno l'obiettivo di produrre un bene rivendibile su un mercato per riuscire a trarre un buon profitto.
Avete mai pensato a tutto quello che c'è dietro la trasformazione di un bene o servizio rivenduto ad un utente finale? Sicuramante sì. Ma quali sono i punti cruciali che tante volte fanno la differenza e molto spesso il successo per l'impresa?

Nella mia breve e piccola esperienza mi sono fatto qualche idea: il software gestionale può sicuramente contribuire al buon funzionamento di un'impresa ed al mantenimento della sua "salute".

Un buon sistema gestionale deve avere delle caratteristiche di fondo che possono fare la differenza e renderlo un prodotto appetibile ed utile. Dovrà sicuramente essere:
- intuitivo e facilmente interattivo. E' fondamentale che l'utente debba riuscire facilmente ad inserire gli input necessari ed a dialogare con il sistema attraverso un'interfaccia amichevole o comunque di facile utilizzo
- modulare. E' necessario che il software sia costituito da più moduli che possono più o meno essere utilizzati dal cliente per soddisfare le sue esigenza nella gestione dell'impresa, ad esempio: magazzino, acquisti, presenze del personale, gestione del personale, controllo ordini di lavoro, controllo finanziario, amministrazione e contabilità etc.
- multitasking e con database interattivo. Il sistema dovrà essere in grado di elaborare più dati contemporaneamente ed i dati dovranno essere disponibili ed interagire con tutti i moduli utilizzati dall'impresa cliente
- potente ma semplice. Più il nostro sistema sarà in grado di svolgere funzioni anche molto complesse ma allo stesso tempo si mostrerà semplice e senza troppi "fronzoli" e più il successo sarà assicurato sia per il cliente sia per il produttore del software che potrà vendere facilmente il suo prodotto e condurre un'assistenza post-vendita agevole.

Nelle aziende di produzione di beni materiali sono due le funzioni che un buon gestionale deve aiutare a controllare per ottimizzare i processi e renderli economici:
- La logistica
- L'apertura, la chiusura e la consuntivazione degli ordini di lavoro dati in reparto.

La corretta gestione del magazzino e dei rifornimenti in linea deve avere l'obiettivo principale di ottimizzare le giacenza, i rifornimenti in linea ed il time to market.
Un buon gestionale deve essere in grado di rispondere ad esigenze di catalogazione, ubicazione e rapida organizzazione dei materiali e dei prodotti finiti interagendo con logiche MRP con la funzione programmazione e con la funzione acquisti.

Parimenti, gestire correttamente gli ordini di lavoro della linea di produzione, permette di ottimizzare al meglio i tempi di produzione impiegati, di redigere e controllare correttamente i cicli di lavoro eseguiti e di ridurre i tempi di produzione al minimo indispensabile. Anche in questo caso un buon gestionale sarà in grado di interrogare e di gestire i cicli di lavoro inseriti e di lanciare le operazioni che la programmazione ha pianificato. Il ritorno dalla linea dovrà permetterci di calcolare i tempi impiegati e di eliminare le eventuali criticità che si sono presentate durante l'esecuzione del ciclo.

Un buon sistema gestionale permette l'estrapolazione di report riepilogativi di una gran quantità di dati di interesse sia prettamente operativo sia di interesse direzionale.
Taluni report dovranno evidenziare la mancata rispondenza agli obiettivi prefissati ed essere funzionali alla progettazione delle giuste azioni correttive.