Nelle politiche per il perseguimento di un successo durevole devono essere identificate e rese disponibili le risorse necessarie: risorse finanziarie, infrastrutture, informazioni, fornitori ed ovviamente le risorse umane, l'aspetto più importante nel successo di un organizzazione, in tutti i settori ed a tutti i livelli.
1) Personale. Nel perseguimento degli obiettivi l'organizzazione deve sempre promuovere ed incoraggiare il coinveolgimento del personale e per far ciò deve:
- Individuare le competenze necessarie per ciascun processo. Spesso l'insuccesso di un organizzazione trova il proprio fondamento proprio in un processo specifico in cui non sono inserite le competenze giuste o non adeguatamente formate
- Promuovere ed incentivare la formazione continua del personale, sia come gratificazione del personale stesso sia come azione necessaria all'arricchimento ed al miglioramento continuo dell'azienda
- Definire con chiarezza inequivocabile ruoli e responsabilità. L'insuccesso talune volte si cela dietro un'organizzazione carente, mancante in alcuni punti e ridondante in altri, poca chiara o addirittura inesistente. Nulla di più evitabile e nulla di più dannoso.
- Fissare gli obiettivi individuali e di gruppo
- Promuovere il coinvolgimento nello stabilire gli obiettivi e nel prendere le decisioni
- Creare le condizioni per creare le l'innovazione
- Utilizzare le tecnologie necessarie allo scambio di informazioni ed incentivare il lavoro di gruppo
- Investigare ed approfondire le motivazioni per cui alcune risorse abbandonano l'organizzazione
L'organizzazione deve individuare con molta attenzione tutte le competenze necessarie che il personale deve possedere per svolgere una data attività e deve fornire l'addestramento necessario dando degli obiettivi prefissati ed il supporto necessario.
Fatto ciò dovrà assicurarsi che il personale sia consapevole pienamente del ruolo che riveste e della responsabilità che ricopre nel raggiungimento degli obiettivi e degli obiettivi per la qualità.
Talvolta le organizzazioni falliscono semplicemente per aver trascurato uno dei punti su elencati che invece sono della massima importanza in tutti i settori e ne rappresentano l'indiscussa base.
2) L'organizzazione deve fornire e mantenere le infrastrutture necessarie in termini di:
- Spazi attrezzati
- Servizi di supporto
- Attrezzature, software, apparecchiature
Pensate con attenzione al danno in termini di tempi, costi e qualità che la mancanza di una determinata macchina attrezzatura in un officina può creare durante un processo produttivo oppure pensate ad una cosa ancora apparentemente più stupida: evitare di dare un semplice cellulare aziendale, magari per risparmiare pochi euro, ad una risorsa che invece necessita di comunicare agevolmente per scambiare informazioni importanti. Molto organizzazioni badano ben poco a piccole e poco costose necessità.
3) Massima attenzione all'ambiente di lavoro in termini di:
- Clima aziendale e metodi di lavoro creativi
- Sicurezza. La mancata sicurezza oltre alla pericolosità ed all'illegalità rallenta moltissimo i processi incrementandone i costi
- Ergonomia
4) Informazioni. Comunicare è potere. Lo insegna la storia ma anche la vita quotidiana. L'organizzazione deve fare di tutto affinchè tutte le informazioni circolino in modo fluido e veloce attraverso tutti i livelli evitando punti di blocco.
5) Fornitori, partner e risorse finanziarie. L'organizzazione, durante la sua catena del valore, dovrà preoccuparsi di accrescere lo stesso attraverso adeguate collaborazioni con fornitori e partner:
- Ottimizzandone il numero
- Promuovendo programmi per il loro miglioramento continuo e coinvolgendoli nelle politiche per la gestione ed il miglioramento della qualità e cooperando alla validazione dei loro processi
- Attivare le necessarie linee di comunicazione diretta
- Premiando i loro sforzi
- Coinvolgendoli nel proprio processo di miglioramento facendoli sentire parte integrante dell'organizzazione
Per gli aspetti finanziari valgono diverse considerazioni, ma la più importante è la necessità di reperire tutte le risorse finanziarie utili alla messa a punto di un sistema di gestione della qualità senza ritenerlo un investimento senza tornaconto.
Un sistema non può dare un output adeguato senza avere l'input necessario da trasformare. Non esistono magie ma soltanto un lavoro adeguato.
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